Как писать на работе. Как создавать служебные записки, письма и объявления

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...

8Практически каждый из нас когда-либо попадал на работе в ситуацию, когда навыки письма пришлись бы очень кстати. Эта статья посвящается всем тем, кому нужно что-то писать на работе. Как и в предыдущих материалах (см. «Как писать о науке и технике»), мы расскажем, почему робость вредит всякому автору, а вот логическое, ясное мышление, понятный слог, наоборот, помогает.

Итак, несколько принципов, о которых пойдет речь далее, помогут вам написать:

  • служебную инструкцию;
  • деловое письмо;
  • любой отчет;
  • докладную;
  • факс;
  • маркетинговое предложение и т. д.

С помощью слова можно достичь успеха, а можно с грохотом провалиться, поэтому стоит серьезно относиться даже к незначительной письменной работе. Четко формулируйте факты, подводите логичные и понятные итоги, излагайте новые идеи, и вы увидите, как это повлияет на вашу карьеру.

Вы наверняка не раз замечали, насколько тяжелый слог у всех «писателей поневоле» – директоров банков и страховых компаний, работников юридических фирм и правительственных учреждения, да что там – даже сферы образования. Тем не менее, большая часть документации адресуется людям: директор АО обращается к держателям акций, финансист объясняет нововведения в банковских процедурах, директор школы пишет объявление родителям. Порой из-за их страха писать в текстах просто не найти человеческих нот – сплошной казенный язык. А ведь в любой организации работают люди. Для них, в первую очередь, и создают большую часть документов.

В общем, существует всего четыре принципа, способные сделать ваш текст читабельным, легким, интересным:

1Да, администраторы вполне могут изъясняться на человеческом языке. Они ведь тоже обычные люди, а значит, способны научиться сообщать информацию ясно и без лишних клише.

Помните о читателе. Ему куда больше нравятся понятные вещи, а не абстрактные понятия иноязычного происхождения типа «рентабельность» или «утилизация». Это же касается инертных, безликих конструкций, в которых нет действующего лица – человека. Громоздкие обороты и целые ряды существительных вроде «вторичное сырье находится в стадии поступления в специальный отсек» могут просто отпугнуть читателя.

Если вы решили создать читабельный текст для своих сотрудников или подчиненных, постарайтесь оживить его своим, а не чиновничьим «я». Не ограничивайтесь жаргоном своей профессии, попытайтесь сказать людям хоть что-то полезное (и понятное). Пусть сырье поступает/перемещается в отсек, а не находится в стадии поступления. Старайтесь избегать профессиональных терминов: любую идею можно рассказать на обычном языке.

2Бытует мнение, что простой стиль отражает примитивность ума. В действительности он является результатом серьезной интеллектуальной работы. А вот обобщенное непонятное изложение, напротив, свидетельствует либо о том, что в мыслях автора царит беспорядок, либо о том, что он высокомерен или глуп.

Часто то, что вы пишите, – ваш шанс показать себя человеку или людям, в чьих деньгах, помощи или доброй воле вы нуждаетесь. Вычурный, туманный и напыщенный текст представит вас как автора не в самом выгодном свете. Помните, что в информационную эпоху слова становятся самым могучим орудием, пишите естественно и достигайте своей цели.

Рекомендуем к прочтению:

Оставить отзыв